Digitale Datenerfassung für Handwerksbetriebe

Handwerksbetriebe haben derzeit Hochkonjunktur. Die Mitarbeiter eilen von einem Auftrag zum nächsten. Jede Minute, die gespart werden kann ist Gold wert - sowohl vor Ort auf dem Bau als auch im Büro, bei der Angebotserstellung oder Abrechnung.

Aber an der Ausführung zu sparen, sollte jedoch keine Option sein - das würde die Qualität, die Kundenwahrnehmung und den Ruf des Unternehmens gefährden. Mögliche Zeiteinsparungen müssen also an anderer Stelle passieren. Viele Optionen bleiben da aber leider nicht.

Ungeliebte Tätigkeit - Die Dokumentation

Eine Tätigkeit allerdings, die für viele Mitarbeiter eher Pflicht als Kür ist, ist die Dokumentation. Diese ist für einen permanenten Überblick über die Prozesse jedoch notwendig. Doch sie fällt zu schnell hinten unter oder wird nur halbherzig ausgeführt. Diese Nachricht mit der Dokumentation endet oft darin, dass sie später aufwendig nachgearbeitet werden muss.

Der Verbrauch von Material wird nicht (genau genug) erfasst oder geschätzt, die Protokollierung von Tätigkeiten ebenso wenig. Fahrtdauern und Kilometer werden im Nachhinein nachgesehen. Alles Vorkommnisse, die auf den ersten Blick nicht schlimm erscheinen, aber:

• Ohne genaue Abrechnung und Aufschriebe sind Abrechnung mit dem Kunden immer Grund für Diskussionen. Je besser man belegen kann, was man genau verbraucht und gemacht hat, desto geringer ist die „offene Flanke“ für Diskussionen.
• Nur anhand von einem gut dokumentierten Materialverbrauch und Zeiten können Angebote kalkuliert bzw. Aufträge nachkalkuliert werden, um so die Basis für eine gesunde Preis- und Angebotsstruktur und Stundensätze zu schaffen.
• Genaue Aufschriebe und Abrechnungen können durchaus auch als Verkaufskriterium dienen, vor allem wenn es um das „Empfehlungsmarketing“ geht. („Wen kannst du mir empfehlen?“ – „Die Firma XYZ! Die arbeiten gut und die Abrechnung ist übersichtlich und genau!“).
• Dokumentation nachzuarbeiten erzeugt immer zusätzlichen Zeitaufwand.
• Oft können hierdurch Rechnungen auch nur verspätet gestellt werden und es können sich Liquiditätsprobleme ergeben.

Die Relevanz von Dokumentation erkennen

Es kommen also einige Punkte zusammen, bei denen eine gute Dokumentation wichtig und dadurch mit einem gewissen Aufwand verbunden ist. Vor allem die oft anfallenden Nacharbeiten sind aber noch wesentlich aufwendiger. Diese gilt es, von vornherein zu verhindern.

Auch fallen während der Arbeit häufig zusätzlich organisatorische Aufgaben an, die nebenbei noch erledigt werden müssen:

• Ist noch genügend Verbrauchsmaterial im Lager, sodass wir dieses morgen mitbringen können?
• Kann ich mir das Material reservieren, damit es nicht jemand anderes mitnimmt?
• Wenn nichts mehr da ist, muss etwas bestellt werden. Wer braucht die Information dafür?
• Wir sollten heute zu 50% fertig sein. Wie weit sind wir wirklich?

Vieles davon passiert per Telefon durchgeführt und im Büro mit Listen organisiert. Einerseits wird hierbei Aufwand erzeugt, den es zu reduzieren gilt, andererseits ist die Anfälligkeit für Fehler leider recht hoch. Und wenn das Telefon dann mal besetzt ist, dann kann aus einem kurzen Anruf ganz schnell zehn oder fünfzehn Minuten gebundene Resourcen werden, die einem dann für die tatsächliche Handwerkstätigkeit Arbeit fehlen.

Potentiale nutzen - Zeit und Geld sparen 

Das Potential für Verbesserungen ist hier also recht groß. Nur, wie können diese auch genutzt werden? In Zeiten von Smartphones und Tablets scheint es naheliegend, möglichst viele dieser Tätigkeiten in Zukunft hauptsächlich mobil zu erledigen. Möglich wäre z.B.:

• An und Abfahrt (Fahrzeit und KM) mit dem Smartphone zu erfassen und direkt dem Kunden zuzuordnen
• Arbeitszeiten und Tätigkeiten mit dem Smartphone oder Tablet zu erfassen, evtl. direkt mit Bildern zu dokumentieren und dann direkt im Büro verfügbar zu haben (ohne manuelle Übertragung von Aufschrieben in den PC mehr)
• Bestände des Lagers auf Smartphone oder Tablet überprüfen, reservieren und, falls notwendig, die Nachbestellung anstoßen
• Den Fertigstellungsgrad erfassen und damit auch eine Schätzung für den Restaufwand abgeben

Natürlich sind die Möglichkeiten hier unbegrenzt und individuell auf den Handwerksbetrieb anzupassen. Damit können alle abrechnungsrelevanten Daten ebenso wie eine Dokumentation quasi in Echtzeit im Büro eingesehen und falls nötig weiterverarbeitet werden z.b.

• Bestellungen von Material; Lagerbestände
• Erstellung von Zwischen- oder Endrechnungen
• Zwischen- oder Nachkalkulation von Aufträgen
• Termine und Auslastung
• Arbeitszeiten, Fahrzeiten, etc.
• Auftragsfortschritt

All diese Informationen müssen natürlich möglichst einfach erfasst, übertragen und gespeichert werden können. Dazu müssen diese ebenfalls für die Weiterverarbeitung vorliegen. Und da die meisten Handwerksbetriebe kein eigenen IT-Mitarbeiter haben oder gar ein eigenes Rechenzentrum betreiben, sollte all dies mit einem möglichst geringen Aufwand aufgebaut werden können, um im Verlauf möglichst geringe Kosten zu erzeugen. Ebenso sollten die aktuell genutzten Programme für Rechnungsstellung oder Angebotsentwurf weiter genutzt werden können. 

Sind all diese Bedingungen erfüllt, so ergeben sich bei allen Beteiligten ausschließlich Vorteile:

Der Mitarbeiter: kann einfacher dokumentieren, was er tut und wie lange er gearbeitet hat. Und die „kleinen“ organisatorischen Aufgaben können wesentlich schneller abgewickelt werden.

Der Inhaber: hat eine stets aktuelle Übersicht darüber, wo seine Leute gerade sind, wie der aktuelle Stand der verschiedenen Aufträge ist, kann auf Knopfdruck nachkalkulieren, hat eine Übersicht wer wann wo wie lange gebraucht wird oder schon zum nächsten Auftrag kann und ebenfalls eine stets aktuelle Übersicht über das Lager. Nacharbeiten für die Berechnung fallen wesentlich seltener an. Rechnungen können zeitnah gestellt werden. Die Angebotskalkulation wird wesentlich einfacher und schneller. Und spart dennoch an vielen stellen Zeit und Aufwand.

Der Kunde: erhält eine übersichtliche Abrechnung und evtl. sogar Dokumentationen der durchgeführten Arbeiten.

Richtig umgesetzt kann also die Umstellung auf die Erfassung von Daten mittels Smartphone oder Tablet große Ersparnisse bzgl. Zeit und Geld einbringen und damit die Qualität der handwerklichen Dienstleistung weiter erhöhen.

Mit Hilfe von Notyfirst Abläufe ganz einfach und kosteneffizient digitalisieren

Notyfirst ist genau aus dieser Idee entstanden: Daten einfach und mobil zu erfassen, weiterzuleiten und damit Abläufe möglichst einfach und zeitsparend zu machen. Und zusätzlich sollen dabei auch alle individuellen Aufgaben zu erfüllen sein, die gestellt werden. Auch und vor allem für kleine und mittlere Betriebe lohnt sich die Einführung einer solchen Lösung, da die Kosten überschaubar, der mögliche Nutzen aber sehr umfangreich ist. Wir beraten Sie gerne und betreuen Sie bei Bedarf auch bei der Umsetzung.

Einmal eingeführt kann mit Notyfirst auch ganz einfach Folgendes erledigt werden:

• Dokumentation von Begehungen für die Angebotserstellung (mit Fotos, Text, etc.)
• Kunden können die App für Schadensmeldungen oder Terminvereinbarungen nutzen
• Partner wie Hausverwaltungen oder Facility Management können damit Schäden oder notwendige Tätigkeiten erfassen und dem verbundenen Handwerksbetrieb direkt zukommen lassen

Wichtig ist hierbei in allen Fällen heutzutage auch die Beachtung der DSGVO. Hier ist Notyfirst gut aufgestellt, um seine Kunden bestmöglich bei der Umsetzung zu unterstützen: Datenschutzerklärungen werden automatisch erzeugt und zu allen notwendigen Gelegenheiten angezeigt.

Falls Sie Interesse an diesem oder anderen Anwendungsbereichen haben, freuen wir uns, wenn Sie Kontakt mit uns aufnehmen.

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