Die Erfahrung aus vielen Projekten zeigt, dass einige Dinge in fast jedem Projekt in der ein oder anderen Form vorkommen. Ein immer wiederkehrendes Muster: Etwas muss abgenommen oder begangen & begutachtet werden.
Eine Maschine ist fertig, ein Gebäude hat einen bestimmten Bauzustand erreicht, ist fertig umgebaut oder eingerichtet. Um Fragezeichen oder Diskussionen im Nachhinein zu vermeiden, sollte man hier immer ein Walkdown- oder Abnahmeprotokoll erstellen, um etwaige Mängel zu erfassen und zu dokumentieren. Dies schützt sowohl Auftraggeber, wie auch Auftragnehmer vor Unstimmigkeiten die aufgrund von Missverständnissen entstehen können.
Verlauf einer Abnahme
Aber wie sieht so eine Abnahme aus? Bei Maschinen wird in den meisten Fällen im Vorfeld ein Testprotokoll entwickelt, anhand dessen man sich durch die diversen Funktionen testet und diese dann schriftlich dokumentiert. Am Ende entsteht eine Liste mit offenen Punkten und hoffentlich eine ganze Reihe unterschriebener, erfolgreicher Tests.
Bei Gebäuden sind diese Test meist nicht ganz so detailliert vorbereitet. Mit einer Liste, die oft recht unspezifisch ist, läuft man durch die Gänge und Räume und notiert alles was einem (negativ) auffällt.
Soweit so gut. Am Ende steht eine papierbasierte Liste mit akzeptierten und aber auch mit offenen Punkten. Diese wird gescannt und auf dem entsprechenden Laufwerk abgelegt. Die Abnahme ist fertig, die offenen Punkte sind schriftlich notiert. Alles gut sollte man denken.
Aber bitte mit Fotos
An einer Wand fehlt Farbe, im Flur ist der Teppich lose, hier ist etwas verkratzt und dort fehlt eine Abdeckung. In dem Moment, in dem man dem Protokoll Bilder hinzufügen möchte, wird das Ganze dann ein wenig komplexer und vor allem (zeit-)aufwändiger. Die Liste wird in Excel übertragen und die Bilder werden von der Kamera oder dem Handy geladen und an die richtige Stelle ins Protokoll eingefügt. Solange die Anzahl der Fotos nicht zu groß ist, funktioniert das noch mit überschaubarem Zeitaufwand.
Ist die Anzahl der zu protokollierenden Dinge zu groß oder die Anzahl der Fotos zu umfangreich, wird es jedoch schnell schwierig alles zuzuordnen. Und was ist, wenn das Protokoll aus Zeitmangel einmal erst ein paar Tage später erstellt wird?
Digitale Alternativen und die Frage der Datenhoheit
Wäre es da nicht einfacher, schneller und effizienter die Abnahme oder Begehung mit einem Tablet bewaffnet direkt digital vorzunehmen?
Vor allem bei Gebäuden haben Architekten und Bauträger oft eine eigene Software, mit der solche Begehungen dokumentiert werden und bei denen Fotos auch sofort eingefügt werden können. Stehen Nachbesserungen oder Reparaturen an, so können hier oft auch sofort die entsprechenden Gewerke ausgewählt werden. Am Ende der Begehung hat man dann eine Liste mit offenen und akzeptierten Punkten und Aufgabenlisten für alle Gewerke.
Aber Achtung! Die Datenhoheit liegt hier in der Regel beim Architekten oder Bauunternehmer. Gerät man hier in Diskussionen, so ist man im Zweifel von den Dokumentationen abgeschnitten. Viele Auftraggeber wollen oder können (Stichwort Compliance) das so nicht akzeptieren. Oft wird dann also dennoch eine eigene Dokumentation angefertigt und der oben beschriebene Aufwand fällt an.
Ähnlich verhält es sich bei Abnahmen von Anlagen anhand von Abnahmeprotokollen. Auch hier möchte man natürlich die Datenhoheit behalten, wenn man später auf das Vorhandensein der unterschriebenen Dokumente oder von Abweichungslisten angewiesen ist.
Effiziente Alternativen ohne großen manuellen Aufwand
Ein eigenes Achitektensystem anzuschaffen nur, um bei Begehungen die Datenhoheit zu behalten ergibt sicherlich keinen Sinn - sowohl aus organisatorischer wie auch aus finanzieller Sicht nicht. Eine gute Alternative ist hier ein System mit dem die Datensammlung schnell und flexibel erfolgen kann, bei der alle notwendigen Informationen inkl. Fotos zusammen übermittelt werden können und es sofort danach einen entsprechenden Report und/oder Aufgabenlisten gibt. Und das ohne weiteren manuellen Aufwand.
Mit einer flexiblen und mobilen Datenerfassung wie z.B. Notyfirst® kann so eine Walkdown-Dokumentation erfolgen. Die Datenhoheit bleibt bei Ihnen als Auftraggeber und die abschließenden Listen können direkt im Anschluss inkl. der zugeordneten Fotos ausgegeben oder weiterverarbeitet werden. Dabei können Sie jedes Android oder iOS Gerät nutzen.
Die Daten, die Sie erfassen wollen, definieren Sie hierbei selbst. Aber auch Daten aus einer Tabelle oder Datenbank können eingebunden werden. Über ein festgelegtes Feld wie z.B. „Gewerk“ können sie direkt Aufgaben definieren und anschließend an Mitarbeiter oder Dienstleister verteilen - direkt in der App, bequem und unkompliziert.
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie sie mit Notyfirst® Protokolle und Dokumentationen erstellen können freuen wir uns, wenn Sie hier mit uns Kontakt aufnehmen.